Problem braku kompleksowych regulacji procesów związanych z przetwarzaniem danych przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne był sygnalizowany wielokrotnie przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Zmiany obowiązują od 28 grudnia 2021 r.
Poradnie udzielające pomocy psychologiczno-pedagogicznej przetwarzają dane osobowe uczniów i ich rodziców, a także nauczycieli czy specjalistów udzielających pomocy. W prowadzonej dokumentacji zbierają szeroki zakres danych zwykłych i szczegółowych. W zakresie danych o charakterze zwykłym: imiona i nazwiska dziecka oraz jego rodziców, numer PESEL dziecka, numer i seria innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, adresy zamieszkania oraz dane kontaktowe. W zakresie danych szczegółowych: stan zdrowia, przekonania religijne czy światopoglądowe, a więc informacje wymagające szczególnej ochrony. Dokumentacja prowadzona przez poradnie, niezależnie od tego, czy jest w formie papierowej, czy elektronicznej, powinna być chroniona przy zapewnieniu wysokich standardów bezpieczeństwa.
Dotychczasowa praktyka poradni psychologiczno-pedagogicznych
W dotychczas akceptowanej przez poradnie pedagogiczno-psychologiczne formie, rodzic lub opiekun prawny we wniosku o wydanie orzeczenia o potrzebie kształcenia lub opinii składał również oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dziecka lub ucznia. Taki wymóg formalny wynikał wprost z § 6 ust. 2 pkt 2 uchylonego z dniem 28 grudnia 2021 r. rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych (Dz.U. z 2017 r. Nr 1743).
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych apeluje do Resortu Edukacji o przeprowadzenie zmian
Problem braku kompleksowych regulacji procesów związanych z przetwarzaniem danych zawartych w dokumentacji, prowadzonej przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne, wielokrotnie sygnalizował Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Organ nadzorczy wielokrotnie wskazywał, że rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych zawiera błędną podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne na potrzeby orzeczeń wydawanych przez zespoły orzekające np. o potrzebie kształcenia indywidualnego lub specjalnego. Przetwarzanie danych w związku z działalnością poradni psychologiczno-pedagogicznych nie może być kształtowane wyłącznie w oparciu o zgodę, o której mowa w art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Zgoda w każdym momencie może być wycofana, a jej wycofanie niesie określone konsekwencje prawne.
Zgoda nie zawsze jest właściwą podstawą przetwarzania danych
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO dane osobowe mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do:
- wykonania umowy,
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
- ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
- wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi albo administrator musi zrealizować cel wynikający z prawnie uzasadnionych interes.
Dopiero, gdy, przeprowadzona przez administratora danych, analiza wykaże, że w danej organizacji nie mogą być zastosowane wymienione przesłanki, to podstawą do przetwarzania danych osobowych może być zgoda, ale tylko, gdy spełnione zostaną określone warunki dotyczące np. dobrowolności jej złożenia.
Nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki
Minister Edukacji i Nauki przychylił się do argumentów prawnych przedstawionych w wystąpieniu Prezesa UODO i usunął wymóg zamieszczania we wniosku o wydanie opinii bądź orzeczenia, oświadczenia wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wydania orzeczenia lub opinii. Takie zmiany zostały już wprowadzone rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 30 listopada 2021 r., które zmieniło powołane wcześniej rozporządzenie z 2017 r. Nowe przepisy obowiązują od dnia 28 grudnia 2021 r. Zgoda nie może być już podstawą przetwarzania danych osobowych na potrzeby orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych.
Więcej:
https://uodo.gov.pl/pl/138/2165,
http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170001743/O/D20171743.pdf,
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20210002294/O/D20212294.pdf.
Brakuje Ci praktycznej wiedzy z zakresu danych osobowych? Chcesz przygotować się do kontroli ze stronu Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub potrzebujesz przygotować projekt odpowiedzi na pismo organu nadzorczego? Zapraszamy do kontaktu: biuro@ochronadanych-rodo.pl